A partir de 2014, todas as empresas brasileiras terão de se adaptar ao eSocial.
As exigências do novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital,
ainda despertam muitas dúvidas de
empreendedores e empresas de vários portes.
O melhor a fazer, segundo especialistas de consultorias, órgãos do
governo envolvidos e empresas que já estão testando o sistema é
procurar entender o eSocial agora e não deixar o problema para depois. Confira
os principais pontos:
1) O que é o eSocial?
O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de
Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e
Trabalhistas, e faz parte do
Sistema Público de Escrituração Digital (
Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças esse sistema traz?
O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do
Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias
e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o
envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as
empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio
eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar
múltiplos envios de informações ao
INSS,
ao Ministério do Trabalho ou ao
Fisco, por exemplo.
3) O eSocial será obrigatório?
Sim, o eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer
que seja o porte – do
Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e
grandes empresas.
4) Qual é o cronograma?
Primeiramente, a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a
partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18
de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será
progressivo de acordo com o porte da empresa.
Segundo a
Receita Federal, no primeiro semestre de 2014, somente as grandes
empresas (empresas em regime de
lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se
adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do
ano que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos
produtores rurais, empresas de
lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e
do
Simples Nacional.
De acordo com o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita
Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de que um novo ato normativo seja
publicado até o início de novembro, oficializando esse novo cronograma. De
qualquer maneira, a previsão é que até 2015 a transição para o eSocial seja
totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo estão envolvidos no projeto?
O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o
Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e
a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações
fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério
do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os
interesses de todos as esferas envolvidas.
6) Quais são os benefícios esperados?
O governo espera reduzir a
burocracia para as empresas e facilitar a
fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e
trabalhistas.
Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos
órgãos (como os Caged, a Rais, a
Dirf
e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do
eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações
de seu interesse.
Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a
análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras
palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais atividades serão afetadas?
São exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos
(como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de
acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho,
folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições
previdenciárias),
imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS.
8) Como o eSocial vai funcionar?
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou
fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do
eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir
um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
9) O sistema do eSocial corre o risco de ficar sobrecarregado no dia do envio
da folha de pagamento?
Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de
arquivos por mês, segundo a previsão da Receita Federal. A expectativa é de que
50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de fechamento da folha
pagamento. Com essa expectativa, a Receita Federal afirma que o sistema do
eSocial está preparado tecnologicamente para receber esse volume de informações
sem erros.
10) Por onde começar?
O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de
trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os
dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado,
para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas
somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação
Social (NIS), que pode ser o
PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o
processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar
inconsistências.
11) Dentro das empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao
eSocial?
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas:
recursos humanos,
tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento,
medicina do trabalho e financeiro. Por isso, é importante que a própria direção
da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de
trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar
treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados
circulam dentro da empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte,
Angela Castro. “É uma mudança cultural”, diz.
12) Qual o prazo para envio das informações?
O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos
determinados na legislação atual referente a cada evento
trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo,
deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a
trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a
folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
13) O que acontece se a empresa que não se adequar?
O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e
apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só sofre
fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho
pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será
automática. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já
previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e
trabalhistas
14) O que é o eSocial para o empregador doméstico?
O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já está funcionando para os
empregadores registrarem trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é
opcional – só será obrigatório 120 dias após a regulamentação da Emenda
Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas), que está na Câmara dos
Deputados.
Por enquanto, para acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário
primeiro criar um código de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de
nascimento e recibos das duas últimas declarações do Imposto de Renda ou título
de eleitor.
Por ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro de 45 mil empregadores
domésticos. O número ainda baixo diante dos 2 milhões existentes, segundo a
Receita Federal.