Como escolher um escritório de contabilidade

A gestão contábil de um negócio pode ser um pesadelo para muitos empresários, contar com bons parceiros nesta área é fundamental. Mas como escolher um escritório de contabilidade?

A gestão contábil de um negócio pode ser um pesadelo para muitos empresários, contar com bons parceiros nesta área é fundamental. Mas como escolher um escritório de contabilidade? E como saber que os profissionais estão trabalhando de maneira correta? O Blog Pensando Grande conversou com Julio Linuesa Perez, conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo, para saber como as pequenas e médias empresas devem escolher um escritório de contabilidade.

Como as pequenas empresas devem escolher um escritório de contabilidade?

É muito comum que, este processo de escolha, se inicie por indicação de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes junto aos profissionais que os atendem.

Cada dia mais se acentua também a pesquisa via web, ou seja, através da Internet e até mesmo pela localização do interessado, lista e verifica os sites dos diversos escritórios localizados na proximidade da empresa. Entidades de classe, Sindicatos, associações e escritórios de advocacia, de relacionamento do empresário, também são fonte de indicação dos escritórios.

É extremamente conveniente que, ao mesmo tempo das pesquisas acima, o empresário faça uma verificação junto às entidades de classe, por exemplo, SESCON (Sindicato), constatando se o escritório é filiado e se o escritório participa dos processos de qualificação existentes.

Também junto ao Conselho Regional de Contabilidade – CRC consultar se, tanto o escritório como seus responsáveis, estão devidamente inscritos e regulares no exercício das suas funções profissionais. No estado de São Paulo estas verificações podem ser efetuadas via Portal do Conselho. Outra dica é visitar pessoalmente o escritório para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a visitar o local que a empresa vai funcionar, expondo com clareza suas necessidades e pretensões empresariais.

A questão "preço x qualidade" tem que estar mais adequada a "custo x benefício" ou seja, qualidade dos trabalhos na proporção do preço justo pelo que se propõe a fazer e se deva executar.

Quais os cuidados a serem tomados?

Além cuidados já comentados, quanto aos devidos registros profissionais, é importante e conveniente solicitar do escritório uma breve relação de clientes para contato. Desta maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas diretamente junto aos clientes do escritório.

Também solicitar certidões de regularidade (escritório e responsáveis) junto aos órgãos de Registro (Conselho Regional). Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com todas as suas características e detalhamentos, a fim de obter do profissional as necessárias explicações e orientação precisa, fiscal – contábil – tributária e trabalhista, assim como custos de regularização.

Solicitar ao escritório a elaboração de "Contrato de Prestação de Serviços Profissionais", contendo com clareza: os serviços que estarão sendo contratados; valor de honorários profissionais; direitos e obrigações das partes envolvidas, atentar para cláusula rescisória e, mais uma vez, a sistemática operacional independentemente da opção tributária que se venha a adotar, lembrando sempre que, a execução de contabilidade propriamente dito não é opcional, além de obrigatória e necessária para a gestão do negócio e seu desenvolvimento.

Como saber se a empresa de contabilidade está trabalhando corretamente?

Naturalmente, todo empresário, independentemente do porte da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos dos tributos e encargos que incidem na sua atividade e, desta maneira, deverá acompanhar periodicamente o recolhimento dos mesmos, sempre por sua conta e ordem, não deliberando ao escritório esta obrigação pois, não é da competência do mesmo.

Além disto, com alguma periodicidade, semestral ou anualmente, solicitar certidões dos órgãos de registro que está vinculado (Ex. Estado/ICMS – Receita Federal – Prefeitura, etc...). Qualquer pendência que porventura houver, deverá ser verificada de imediato, o que não quer dizer necessariamente ser falha do escritório, porém, é importante verificar e corrigir o que porventura houver.

Conforme o acordado em contrato, manter reuniões periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações necessárias relativas ao período de análise. Solicitar ao Escritório "Manual de Procedimentos e de Obrigações Fiscais" para, desta maneira, melhor acompanhar todas as obrigações, tanto da empresa quanto do escritório.

Quais os documentos / contratos / comprovantes que os escritórios de contabilidade devem entregar às pequenas empresas para que sejam arquivados?

Inicialmente, a empresa deve manter em seus arquivos todos os documentos da sua constituição, exemplos:

Registro de Firma Individual e/ou Contrato Social;

Registro junto a todas as Repartições Fiscais: Estado – Secretaria da Fazenda; Federal – Receita, CNPJ – Previdência; Prefeitura Municipal; Contribuição Sindical, Patronal e de Funcionários e, demais órgãos governamentais a que estiver vinculada.

Além dos documentos da sua constituição, as empresas deverão manter também em seus arquivos e, depois de efetuados os devidos lançamentos Fisco-Contábeis, todos os documentos inerentes à sua atividade tais como:

Notas fiscais de compras;

Talonários de vendas e/ou arquivos magnéticos se for o caso;

Despesas gerais (água, luz, telefone etc...);

Guias de Recolhimento de todos os tributos;

Extratos Bancários.

Reafirmando que, estes documentos devem retornar à empresa logo após sua utilização pelo escritório de contabilidade.

Quais os valores médios cobrados para a contabilidade de pequenas empresas?

Com relação a honorários profissionais os valores cobrados sofrem variação representativa, em virtude principalmente da própria estrutura operacional do escritório e dos serviços que serão demandados. Por exemplo, uma pequena empresa com ou sem funcionários; que exerça atividades de indústria, comércio e ou prestação de serviços ou ainda, de todas elas, e assim por diante.

Os preços médios de mercado, considerando Micro-Empresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP), enquadradas ou não no Regime do Simples Nacional, considerando ainda outras opções tributárias como Lucro Presumido e ou Lucro Real, os valores poderão oscilar entre R$ 600,00- (seiscentos reais) à R$ 1.800,00- (um mil e oitocentos reais), ou mais conforme dados descritos.

Se uma empresa está insatisfeita com seu escritório de contabilidade e deseja mudar de profissional, quais os cuidados deve tomar? O que é preciso para fazer a mudança?

Nesta condição, a empresa ao optar por um novo escritório deverá, inicialmente, verificar as Cláusulas de Rescisão existentes no contrato com o escritório atual e quais são as regras para esta efetivação. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60 dias para conclusão. Imediatamente, comunicar por escrito e sob protocolo a decisão tomada pela empresa, comunicando qual será o novo escritório responsável pela continuidade da contabilidade da empresa.

Quando da conclusão, o conveniente é que, o novo escritório contratado cuide do recebimento/retirada de todo o documental da empresa em poder do escritório anterior e, na seqüência, este deverá efetuar uma verificação documental juntando também os documentos existentes na empresa e formalizar um "Levantamento de Verificação Documental" para constatar a possibilidade ou não de alguma pendência fiscal/documental.

Ao mesmo tempo, o novo escritório de contabilidade deverá proceder ao "Termo de Transferência de responsabilidade técnica", em atendimento à Resolução nº. 1040/2009 do CRC-SP, que deverá transitar entre o atual e anterior escritórios e empresa contratante. A conveniência de obter certidões das diversas repartições fiscais da empresa continua sendo plenamente válida, tanto para o empresário quanto para os escritórios de contabilidade.

A cobrança da '13°' mensalidade é uma prática de mercado? Todos os escritórios cobram esta mensalidade?

A prática da cobrança de uma mensalidade adicional, anual e também denominada de "Encerramento de Exercício", é uma realidade. Tal cobrança tem como principal fundamento, a própria sobrecarga operacional na elaboração dos trabalhos mensais do período podendo, em alguns casos, ficar também inclusa a elaboração da Declaração de Imposto de Renda da empresa. São diversas as formas e entendimentos da referida cobrança, porém é uma prática constante inclusive do Contrato de Prestação de Serviços Profissionais. Não é comum deixar de cobrar esta mensalidade, mas pode ocorrer.

Lucia Helena

Departamento Comercial

CredConf Contabilidade

http://www.credconfcontabilidade.com

Tel.: (21) 7885-4552 ID: 120*97395

(21) 3203-5854 / 3203-5855 / 8779-8786

Como agir quando o cliente estiver errado?

Imagine as seguintes cenas: um cliente chega à sua loja, com um produto desgastado de tanto ter sido usado, dizendo que o mesmo apresenta algum defeito (por exemplo: a sola gasta de um sapato; uma camiseta que desbotou de tanto ter sido lavada; um pneu que ficou careca); ou então o alegado defeito foi provocado pelo uso inadequado do produto (um celular que deixou de funcionar depois de ter sido “usado” dentro de uma piscina; o forno de microondas que foi usado para “aquecer” uma lata de refrigerante).

O que fazer numa situação dessas, quando fica evidente não se tratar de um defeito, ou quando o defeito foi provocado pelo próprio cliente?

Iniciemos nossa analise verificando o que a lei considera defeito.

O que o Código de Defesa do Consumidor considera defeitos:

O CDC define que produto defeituoso é aquele que não oferece a segurança que dele se espera, levando em conta sua apresentação (informações sobre seu uso e conservação); o uso e os riscos que dele se esperam (advertências no seu manual de instruções) e a época em que ele foi colocado no mercado (data de fabricação).

No caso de serviços, é considerado defeituoso aquele que não fornece a segurança que o consumidor pode esperar dele, levando em conta o modo de seu fornecimento; o resultado e os riscos que razoavelmente dele se esperam; bem como a época em que ele foi prestado.

Entendemos através dessas definições que o desgaste normal provado pelo uso ou pela simples passagem do tempo de um produto ou serviço não pode ser considerados defeitos. Além disso, não se pode considerar defeito alguma característica específica de um produto ou serviço, ou mesmo algum risco que seja razoável esperar de tal produto ou serviço.

Além disso, existem casos em que o defeito apresentado pelo produto ou serviço foi provocado pelo consumidor ou por terceiros, ao fazerem uso inadequado deles ou por não terem observado corretamente as orientações sobre sua conservação. Neste sentido veja o caso atual envolvendo a Toyota

Em qualquer uma dessas situações, a empresa reclamada não está obriga a reparar ou a substituir tais produtos/serviços.

Mas como lidar com o consumidor nestes casos?

Transparência e respeito ao lidar com o cliente queixoso:

Bem, quando não existir amparo legal numa reclamação apresentada por um cliente, aconselhamos que ele seja informado sobre isto de forma clara e respeitosa.

Após o consumidor ter sido ouvido atentamente, e, se a analise do problema por ele apresentado demonstrar não se tratar de um defeito do produto/defeito ou então se ficar evidente que tal defeito foi ocasionado pelo seu uso ou conservação inadequado, que essa situação seja esclarecida para o consumidor.

Lembre-se, dizer apenas que o consumidor está errado sem explicar os motivos que levaram a esta conclusão é pior do que se recusar a atendê-lo, o que deve ser evitado.

Ainda, pode ser que o consumidor se recuse a aceitar a explicação da empresa. Neste caso evite “bater boca” com ele. Antes, informe-o de forma respeitosa que ele tem o direito de levar sua demanda para analise de um dos órgãos de defesa do consumidor. Isto servirá para encerrar a discussão, além de demonstrar que sua empresa está segura da decisão tomada.

Esperamos que estas dicas sirvam para lidar com situações onde o consumidor não está com a razão.

Lucia Helena

Departamento Comercial

CredConf Contabilidade

http://www.credconfcontabilidade.com

Tel.: (21) 7885-4552 ID: 120*97395

(21) 3203-5854 / 3203-5855 / 8779-8786

A competitividade pode estar em todos os lugares

Numa conversa sobre cursos de jornalismo com um colega do meu antigo trabalho, ele explicou, de maneira bastante incisiva, que a sua faculdade era muita boa, com professores gabaritados e médias altas exigidas dos alunos. O que faltava era mesmo a tradição e o reconhecimento do grande público, em parte não existente porque a instituição é muito nova. Ainda segundo ele, tradição se conquista e seriam eles, alunos, que deveriam levar a qualidade do curso para o mercado e ajudar a criar um nome forte. Pensei nisso e tentei analisar em que medida, ao escolher a minha faculdade, pesei a qualidade, de fato, e a tradição. No meu caso posso garantir que o nome da instituição falou mais alto. Afinal, se todos falavam bem, se ela já existia há algum tempo e muitos profissionais reconhecidos tinham passado por lá, não haveria dúvidas. Tradição se tornou sinônimo de qualidade para mim. Mas será que é sempre assim? Para dar certo e atrair muitos consumidores um negócio precisa de uma marca forte, bem conceituada e conhecida? Acho que não. Porque se isso fosse a verdade máxima, novos empreendimentos jamais dariam certo apenas pelo fato de que as pessoas optariam sempre pelo produto ou serviço mais tradicional. No caso da faculdade do meu colega, o “segredo” para atrair alunos é, sem dúvida, o preço mais baixo das mensalidades. A competitividade, impossível de acontecer no quesito “nomes das instituições”, deu-se pelo bolso. Um ponto importante para qualquer negócio é perceber como competir com aqueles que já estão há mais tempo no mercado ou que oferecem um produto ou serviço melhor. Lucia Helena Departamento Comercial CredConf Contabilidade http://www.credconfcontabilidade.com Tel.: (21) 7885-4552 ID: 120*97395 (21) 3203-5854 / 3203-5855 / 8779-8786

Livre-se das dívidas: mais sobre orçamento e investimentos

Acredito e defendo, com unhas e dentes, que as pessoas devem poupar e investir, bem como consumir. Pratico que o investimento deve fazer parte da vida financeira dos brasileiros como um compromisso, um item importante dentro do orçamento financeiro de nossas famílias. Você irá dizer que a grande dificuldade que existe é que a maioria da população não se encontra em situação de investir. É verdade.
Ao contrário do ideal, muitos convivem, ano após ano, com o triste hábito de correr atrás de dinheiro para quitar dívidas que foram contraídas pela má gestão do dinheiro, em decisões equivocadas. Nestes últimos anos, o aumento do crédito criou oportunidades que rapidamente se tornaram grandes problemas: de “amigo”, o crédito se tornou um grande vilão.
O resultado mostra que o brasileiro não está amadurecido o bastante para lidar com o crédito farto. Isso é ainda mais grave se levarmos em conta o alto custo que as instituições sustentam pelas linhas de financiamento. Outro ponto negativo que ficou nítido e evidente é a constatação de que as pessoas não planejam seus gastos, que acontecem por impulso e sem critério.
Misturas explosivas!
Para o consumidor que se vê endividado e sem perspectivas para o futuro, a união entre o crédito abundante e a falta de planejamento para comprar se tornou uma mistura explosiva. A dificuldade em lidar com a frustração (adiar consumo e respeitar limites) é outro componente chave para a formação de uma população de devedores que transformou o consumo sem critério em gastos sem planejamento.
Uma pesquisa divulgada pela Fecomercio apontou que o endividamento das famílias de SP atingiu o maior nível em um ano. Tendo em vista o que já comentamos, o resultado não poderia ser diferente. Triste, mas nós não desistiremos. O Dinheirama e sua missão de educar financeiramente os brasileiros permanecerão insistentes.
Tenho a consciência de que o consumo é fundamental e indispensável para a estabilidade econômica de um país, para a realização pessoal e também para a autoestima. Entretanto, após alguns anos de economia previsível e em crescimento, já é momento da população perceber que o consumo pode ser calcado no planejamento.
Crises vêm e vão...
O tempo passa e as oportunidades precisam ser aproveitadas para a construção de um futuro mais feliz e rico. A bonança que atravessa o país hoje pode não existir, ainda que em caráter temporário, daqui alguns anos. Mais cedo ou mais tarde, crises sempre acontecem e os países que hoje são sinônimos de prosperidade podem enfrentar dificuldades.
A pergunta que fica é justamente essa: se no melhor da festa você não poupou, não organizou seus gastos, não teve persistência e disciplina para criar uma reserva de emergência e investir, como você atravessará o momento em que as oportunidades forem escassas?
Ao contrário do que muitos pensam, não é tão difícil mudar a situação de devedor para investidor. Trata-se muito mais de uma mudança pessoal que, além das questões financeiras, envolve mudança de comportamento. Ora, quem não sabe que o mais importante é gastar menos do que se ganha? Por que é tão difícil colocar isso em prática?
É hora de mudar sua vida financeira!
Faça uma análise de quanto dinheiro já passou pelas suas mãos nos últimos anos e quanto dele permaneceu com você, agregando valor ao seu patrimônio. Se ficar chocado com essa reflexão, ótimo! Está endividado? Saia da sua zona de conforto e dê sua cara a tapa. Procure seu credor e estude uma forma de propor um acordo, respeitando suas possibilidades e seus compromissos (despesas) indispensáveis.
Cabe lembrar as sempre atuais dicas em relação à negociação de dívidas:

• Procure alternativas mais baratas de crédito e, se for o caso, opte por trocar dívidas com juros maiores por outras com juros mais em conta;
• Pechinche sempre, é seu futuro em jogo. Peça desconto sempre;
• Use mais o dinheiro em espécie e o cartão de débito. Deixe o cartão de crédito e o talão de cheques em casa algumas vezes;
• Comece a ler o mais sobre economia, finanças, política e outros assuntos que você costuma classificar como chatos. Informação e conhecimento nunca são demais.

Não gosto de passar fórmulas mágicas, nem é essa a intenção do artigo. Mas, nesse caso específico, a receita só pode ser simples e direta: todos querem ter sucesso nas finanças, mas para chegar lá é preciso “arrumar a casa” com muita disciplina e coragem. É preciso ser coerente, ter bom senso e aprender também a investir.

Lucia Helena

Departamento Comercial

CredConf Contabilidade

http://www.credconfcontabilidade.com

Tel.: (21) 7885-4552 ID: 120*97395

(21) 3203-5854 / 3203-5855 / 8779-8786